سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت

درمیان سرمایه های یك سازمان اعم از نیروی انسانی، سرمایه های مالی، ماشین آلات و تجهیزات، اطلاعات با ارزشترین آنهاست واین مساله به این دلیل است كه تمام امكانات فیزیكی ومحیطی ازطریق اطلاعات توجیه می شوند.اطلاعات ممكن است بصورت استراتژیكی مورد استفاده قرارگیرد یا زمینه های رقابت را بین سازمانها تغییر دهد وامتیازات قابل‌ توجهی برای سازمان كسب كند. یك سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد كند كه قادرباشد نیازهای اطلاعاتی اكثریت رادردرون سازمان برآورد سازد.

مساله مهم در این میان استفاده ی بهتر از این اطلاعات برای مدیریت بهتر می باشد ویكی از قدیمی ترین سیستمها برای همیاری مدیران در این زمینه سیستم های اطلاعات مدیریت می باشد.
سیستم مجموعه منظمی از عناصر به هم مرتبط می باشد که برای رسیدن به اهداف مشترکی با یکدیگر در تعاملند. در یک نگرش سیستمی، سازمان را می توان یک سیستم تلقی کرد که با دریافت منابع مالی، مواد و منابع انسانی و غیره ضمن انجام فرآیندهای مختلف ولی مرتبط، اهداف مشخصی را تعقیب می نماید.

مدیران در سطوح مختلف سازمانی شامل مدیران ارشد، میانی و اجرایی با ایفای نقشهای متفاوت اطلاعاتی، تصمیم گیری و تعاملی و بهره گیری صحیح از اطلاعات در پی ارتقاء بهره وری سازمان می باشند. سیستم های اطلاعاتی با بهره گیری مناسب از داده ها، اطلاعات و دانش مورد موجود در سازمان کلیه کارمندان اعم از مدیران و مجریان را در ایفای نقش مناسب خود یاری می نمایند. برخی از مزایای اینگونه سیستمها عبارتند از :

یك‌ برنامه‌ریزی‌ موثر نیازمند نظم‌ و توان‌ پیش‌بینی‌ مشكلات‌ (تهدیدها) و فرصتها در یك‌ محیط‌ پیچیده‌ و نیز دارابودن‌ قابلیت‌ توسعه‌ استراتژیها و سیاستهایی‌ براساس‌ تكنولوژی‌های‌ اطلاعات‌ است‌ كه‌ به‌ سرعت‌ درحال‌تغییر هستند.

يك سيستم اطلاعات سه فعاليت عمده انجام مي‌دهد ، ابتدا اطلاعاتي را از منابع درون سازماني يا برون سازماني به عنوان ورودي دريافت مي‌كند. سپس بر روي اطلاعات دريافت شده عملیات انجام مي‌دهد تا اطلاعات مورد نظر سيستم را توليد كند و در نهايت، اطلاعات توليد شده را در اختيار كاربر مورد نظر قرار مي‌دهد.

با نگاهي كوتاه به سازمانها وشركتهاي موفقی كه داراي شهرت وآوازه بيشتري هستند در مي يابيم كه همه آنها در فعاليتهاي روزانه شان،وابستگي شديدي به سيستمهاي اطلاعاتي دارند و درحقيقت سيستمهاي اطلاعاتي نقشي كليدي درموفقيتهاي آنها ايفا نموده اند. اساسا امروزه نيازبه سيستمهاي اطلاعاتي درهمه جنبه های تجارت قابل لمس است واستفاده ازاین گونه سیستمها تنهابه شركتهاي بزرگ ومشهور محدود نمی شود، بلكه حتي سازمانهاوشركتهاي كوچك موفق رانيز در بر مي گيرد. امروزه سیستمهای اطلاعاتی به سرعت در حال تاثیر گذاری بر الگوی زندگی، مدیریت، تجارت و دیگر زمینه های زندگی انسانی هستند. سازمانها با بهره گیری از سیستمهای اطلاعاتی موفق به ایجاد تحولات چشمگیری در فعالیتهای خود شده اند.از جمله این تغییرات می توان به کاهش هزینه ها، کاهش زمان تولید، افزایش بهره وری و تغییرات ساختاری اشاره نمود و همه اینها در کنار ابزارهای مختلف فناوری اطلاعات همچون پایگاههای اطلاعات، پست الکترونیک وسایر ابزارهای ارتباطی به مدیران اجرایی کمک می کنند تا دیدگاهی کامل از وضعیت شغلی و کاری شان به دست آورند.

رشد سیستمهای اطلاعاتی چنان وسیع بوده که حتی سنتی ترین و قدیمی ترین نظامهای تولیدی و خدماتی نیز با استفاده از آنها میتوانند به بازده بیشتری نایل آیند. دراين راستا، هدف مدیریت سازمانها، استفاده مؤثرو اثربخش از این سیستمها برای دستیابی به اهداف کلی سازمان است. موفقيت وپيشروبودن سازمان در سیستمهای اطلاعاتی می تواند به دستیابی به فرصتهایی بینجامد که منافع ذینفعان سازمان را به بهترین نحو تامین نماید. گسترش و به کارگیری اطلاعات ومديريت در سازمانها بايد بر نوعي سيستم متكي باشد. از ديدگاه سيستمی، سيستمهاي اطلاعاتي زيرساخت هر سازماني هستند، آنها قلب تپنده و نيروي پیش برنده سازمان محسوب می شوند.

تعاريف متعددي از سيستم اطلاعات وجود دارد. به طور کلی سیستم های اطلاعات مدیریت ، به مطالعه سیستم های اطلاعاتی در سازمان می پردازد. سیستم اطلاعاتی، سیستمی متشکل از شبکه ای از کانال های ارتباطی است که در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. اجزای سیستم اطلاعاتی، جمع آوری و دستکاری داده ها و اطلاعات را انجام می دهند. این اجزا شامل سخت افزار، نرم افزار، افراد، سیستم های مخابراتی و داده ها هستند. فعالیت هایی که در این زمینه صورت می گیرند، عبارتند از :

حوزه مطالعات سیستم های اطلاعاتی مثل علوم کامپیوتر که تئوری یا مهندسی کامپیوتر که بیشتر به مباحث مهندسی توجه دارد نمی باشد. سیستم های اطلاعاتی در کسب و کار از فرایندها و عملیات، استراتژی های پشتیبان تصمیم گیری و پشتیبان رقابت، حمایت می کند.سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم گیری در سازمان است. این سیستم از نرم افزار و سخت افزار رایانه ای، راهنماها و دستورالعمل ها، مدل هایی برای تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می گیرد.پردازش اطلاعات كه معمولا پردازش داده هاي مبتني برتصميم ناميده ميشود، اطلاعات را به مديراني كه بايد دريك موقعيت خاص تصميم بگيرند عرضه مي كند. اين سيستم، اطلاعات را براي حمايت از تصميمات فراهم مي سازد؛ البته در مواردي كه اطلاعات مورد نياز مي تواند از پيش شناسايي جمع آوری و عرضه شود. اهداف سيستم هاي اطلاعات مديريت را مي توان در چند دسته اصلی طبقه بندی نمود:

در راستای تحقق این اهداف، می توان ویژگیهایی را نیز برای سیستمهای اطلاعاتی در نظر گرفت. هر چند كمتر سيستم اطلاعات مدیریتی را می توان در سازمانها يافت كه تمام ويژگي هاي مطلوب را دارا باشد، ولي اين واقعيت متضمن اين نيست كه سیستمهای خوبی نمی توان طراحی کرد. يك سيستم خوب به مجموعه اي گسترده ای از عوامل نظير نوع كاربردها ، تجهيزات، قابلیت های فني نيروي انساني، حمايت مديریت عالي سازمان و تجربیات کاربردی پيشين آن بستگی دارد.به هر حال، قابلیتهای ذیل را می توان به عنوان ویژگیهای مطلوب سیستمهای اطلاعاتی مورد قبول بيشتر استفاده كنندگان از سيستم های اطلاعاتی مديريت دانست:

اطلاعات دقيق را بموقع در اختيار تصميم گيرندگان قرار دهد. بموقع بودن اطلاعات امري است كه مي بايست توسط كاربر مشخص شود. اگر اطلاعات دقيق به هنگام نياز ارائه نگردد ممكن است سودمند خود را از دست دهد يا سودمندي اندكي داشته باشد. هرچند ممكن است چنين نكته اي واضح و بدیهی به نظر برسد، اما بسیاری اوقات مورد غفلت قرار می گیرد. از این رو، ارائه به موقع و دقيق اطلاعات جزو اهداف هر سيستم اطلاعاتی بشمار مي آيد.

از همه مهم تر اینکه، فراتر از تمام ویژگیهای پیش گفته، هدف سيستم اطلاعاتي مديريت صرفاً توليد اطلاعات نيست، بلكه اين سيستمها بدنبال انتقال مفاهيمي هستند كه مديران با در اختيار داشتن آن اطلاعات و درك آن مفاهيم نسبت به تصميم‏گيري بهينه كه هدف نهايي مديريت است اقدام نمايند.

مزایـای MIS:

ارتباطات نزدیکتر ، کنترل دقیق تر و گردآوری داده های مطمئن تر و پردازش سریعتر داده ها و تبدیل آنها به اطلاعات مدیران ، از سیستم های اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی ،رهبری و ایجاد انگیزه ، گزارش دهی و کنترل استفاده کرده و این اعمال مدیریتی را با نهایت دقت و کارآیی، در مدت زمان بسیار کمتری در سازمان انجام میدهد. حال برای انجام این کارها مدیریت باید واسطی به نام مدیر سیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتر و خدمات برای مدیریت داشته باشد.موسسانی که به سیستم های اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند. چیزهای دیگری فرا گرفتند.

دراین دوره مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سیستم های اطلاعات مدیریت مدیران هستند. مدیران به عنوان یک گروه در مورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان از کارهای خود آگاه بوده و میدانستند چگونه مسائل رو حل کنند اما به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تامل نکرده بودند. در نتیجه برای مدیران بیان این که دقیقا از سیستم اطلاعات مدیریت چه میخواهند دشوار بود. این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیرقابل تحمل بود زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود،آنها نمیدانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند ، با طی زمان مدیران درباره رایانه و در مورد فرآیندهای مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند و متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت را فراگرفتند.سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر با نیازهای مدیران اصلاح و توسعه یافت.عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از رایانه مستحکم شد. سیستم اطلاعات مدیریت یک منبع اطلاعات در پهنه سازمان فراهم مینماید و نیز به شناسایی و درک مسئله کمک میکند. نور ساطع از سیستم اطلاعات مدیریت با این هدف است که برای مدیران علائم مسئله یا متحمل الوقوع بودن مسائل را دارد.

نتیجه گیـری:

موفقيت کامل استقرار و به کارگيري موثر سيستم هاي اطلاعات مدیریت يکپارچه در سازمانها و موسسات کشور مستلزم تمرکز بر برنامه‌ريزي‌، تعريف استراتژي کاري ، پرهيز از پرداختن و اهميت دادن بيش از حد به عمليات طراحي و انتخاب نرم‌افزار،‌محور بودن عرضه کنندگان سيستم، انطباق نرم افزار با شرايط محيطي و استانداردهاي ملي حسابداري در امر استقرار سيستم هاي اطلاعات مدیریت يکپارچه است. علي‌رغم اهميت فعاليت پياده سازي از مجموع فعاليتهاي طرح و استقرار سيستم هاي مزبور‌، هنوز اين مهم در کشور مورد توجه جدي قرار نگرفته و درک صحيح و تخمين درست از اثرات آن به عمل نمي آيد و به همين لحاظ سازمانها و موسساتي که به نوعي ديگر اين مرحله از سيستم هاي اطلاعات مدیریت يکپارچه هستند، نتيجه‌اي سريع و عالي را از اين مرحله طلب مي كنند که اين طرز تلقي خود تفکري غلط در پياده سازي سيستم هاي مذکور است، زيرا ساختار سيستم هاي اطلاعات مدیریت يکپارچه و نحوه کارکرد اين سيستم ها بسيار متفاوت با شيوه هاي کارکرد سيستم هاي اطلاعاتي سنتي و يا نرم افزارهاي آماده رايانه اي است و گذار از وضعيت قبلي به وضعيت جديد و ايجاد فرآيندهاي عملياتي موثر براساس سيستم هاي اطلاعات مدیریت يکپارچه و تفکر سيستمي ، کار آساني نيست.
سیستمهای اطلاعات مدیریت در سال 1390 در شرکت فولاد کاوه با همکاری و پیاده سازی سیستمهای IS-SUITE شرکت ایریسا شروع گردید و عملا در نیمه اول 1391 با راه اندازی سیستم تولید احیاء ، این سیستم ها وارد فاز بهره برداری قرار گرفت که طی سالهای گذشته سیستم های حوزه تولید اعم از سیستم های تولیدفولادسازی، تولیداحیاء، آزمایشگاه، برنامه ریزی تولید، توقفات و حوزه تامین اعم از مدیریت کالا و خرید مورد بهره برداری قرار گرفته است و از اواسط اسفند ماه1396 سیستمهای اطلاعاتی از بستر Oracle 10g بر بستر تکنولوژی Oracle 11g انتقال یافت و سیستمهای کنترل کیفی محصول شمش و فروش و برنامه ریزی و کنترل حمل محصول بصورت عملیاتی وارد قاز بهره برداری قرار گرفت و فعالیت های لازم جهت تکمیل و استقرار سیستم های حوزه مالی و منابع انسانی نیز در حال اجرا می باشد و برقراری ارتباط میان Level2 و Level4، پیاده سازی ماژولهای ارتباط با تامین کنندگان،ارتباط با مشتری، مهندسی معکوس، مهندسی بومی سازی، مهندسی مجدد، کمیسیون معاملات، تغذیه، امور رفاهی و ورزش، تعمیرگاه مرکزی از اهداف توسعه سیستمهای یکپارچه و جامع اطلاعاتی در شرکت فولاد کاوه جنوب کیش می باشد.
پیاده‌سازی سیستمهای یکپارچه منجر به بهینه‌سازی و ایجاد تغییراتی می شود که هدف اصلی آن، تأمین نیازهای دراز مدت و راهبردی سازمان و توانمند نمودن آن در حوزه‌های مختلف کسب و کار است. با تغییر نگرش شرکت از نگاه جزیره‌ای به نگرش سیستمی و فرآیند محور، روابط میان واحدها بهبود یافته و با افزایش هماهنگی در تولید محصول ، خدمت رسانی کیفی، تهیه گزارشات مالی به موقع و دقیق و افزایش میزان فروش و سودآوری، ارزش افزوده بیشتری در طولانی مدت نصیب شرکت خواهد نمود. در واقع راهکار سیستمهای اطلاعات مدیریت یکپارچه با ایجاد استانداردها و فرآیندهای یکنواخت و کارآمد، توان سازمان در کنترل فرآیندها را بهبود می‌بخشد و استفاده از یک پایگاه داده متمرکز و یکپارچه نیز سبب صرفه جویی در زمان و هزینه و افزایش کارایی و اثربخشی فعالیت‌های سازمان و گزارش‌گری مدیریتی می‌گردد.